Mengenal Istilah MOM (Minutes of Meeting) dan Cara Membuatnya

Dalam lingkup pekerjaan atau kantor, tentu tidak lepas dari rapat atau meeting. Meeting adalah kegiatan yang cukup penting dalam alur kerja di kantor. Hal ini karena dalam meeting seluruh bagian atau divisi menyampaikan perkembangan kerjanya. Meeting merupakan salah satu bentuk komunikasi organisasi yang memudahkan koordinasi antar divisi.

Biasanya dalam sebuah meeting ada seseorang yang ditugaskan untuk menuliskan notulensi atau Minutes of Meeting (MoM). Hal ini bertujuan agar agenda meeting dapat terdokumentasikan dengan baik dan hasil meeting dapat ditinjau kembali setelah meeting berakhir.

Apakah yang dimaksud dengan Minutes of Meeting tersebut? Bagaimana cara menyusun Minutes of Meeting? Simak penjelasan berikut!

Baca juga: Tips dan Trik Mengembangkan Komunikasi Non Verbal yang Perlu Kamu Ketahui

Definisi Minutes of Meeting (MoM)

Minutes of Meeting (MoM) adalah rekaman/dokumentasi berupa catatan terperinci dari sebuah meeting. Sebuah Minutes of Meeting yang baik mencakup identitas orang yang membuat Minutes of Meeting, identitas orang-orang yang menghadiri meeting, pernyataan mendetail mengenai apa saja hasil diskusi yang dibawa atau diangkat dalam meeting, siapa yang memimpin rapat, dan siapa yang mengakhiri rapat.

Minutes of Meeting (MoM) dibutuhkan karena mencakup catatan penting mengenai kinerja masing-masing anggota organisasi. Minutes of Meeting juga dapat digunakan di ruang sidang dalam ranah hukum karena menyimpan dokumentasi sebagai bukti ketika terjadi kasus tuntutan. Oleh karena itu, besar kemungkinan suatu saat Minutes of Meeting dapat tersebar ke ruang publik. Jadi, penting untuk menyusun Minutes of Meeting dengan sebaik-baiknya. 

Baca juga: Offering Letter Adalah: Pengertian dan Tips Sebelum Membalasnya

Unsur-unsur Minutes of Meeting

• Kepala surat: Berisi nama komite atau unit bisnis, tanggal meeting, dan waktu dimulainya meeting
• Partisipan: Berisi nama orang yang memimpin meeting serta orang-orang yang hadir dalam meeting (baik anggota internal maupun pihak tamu dari eksternal) dan orang-orang yang seharusnya hadir tetapi tidak dapat hadir. 
• Bukti persetujuan Minutes of Meeting sebelumnya: Berupa catatan apakah Minutes of Meeting sebelumnya disetujui dan apakah ada koreksi.
• Catatan kerja: Berisi laporan dari segala topik diskusi dalam meeting. Bisa berupa topik lanjutan dari meeting sebelumnya. Penulis harus mencatat subjek diskusi, orang yang memimpin diskusi, dan persetujuan atau kesepakatan apa yang tercapai).
• Pengumuman-pengumuman: Berisi laporan mengenai pengumuman-pengumuman oleh partisipan meeting, termasuk saran agenda meeting selanjutnya. 
• Meeting selanjutnya: Berupa catatan kapan dan di mana meeting selanjutnya akan dilaksanakan.
• Akhir meeting: Berupa catatan waktu kapan meeting diakhiri
• Tanda tangan: Berisi identitas dan tanda tangan penulis Minutes of Meeting serta kapan Minutes of Meeting di-submit.

Baca juga: Jenjang Karir: Pengertian, Panduan, dan Tips

Cara Membuat Minutes of Meeting

Sebelum Meeting

1. Siapkan alat-alat yang diperlukan. Alat-alat yang diperlukan untuk membuat Minutes of Meetung bisa berupa laptop, tablet, smartphone, atau kertas dan pensil. Siapkan alat-alat yang paling sesuai dengan kebutuhanmu.
2. Siapkan alat back-up. Untuk berjaga-jaga apabila laptop yang kamu gunakan mendadak bermasalah, kamu harus menyiapkan alat pengganti seperti kertas dan pensil.
3. Baca agenda meeting. Ini akan memudahkan kamu membuat kerangka Minutes of Meeting.

Selama Meeting

1. Pastikan seluruh partisipan mengisi daftar hadir.
2. Pastikan identitas dan nama-nama seluruh partisipan. Hal ini agar saat mencatat diskusi kamu bisa menuliskan siapa nama orang yang berbicara.
3. Catat waktu kapan meeting dimulai.
4. Tulis semua topik, siapa yang mengusulkan, dan hasil musyawarah.
5. Catat waktu kapan meeting berakhir.

Setelah Meeting

1. Perbaiki catatan meeting selama masih segar di ingatan. Apabila ada hal yang terlewat atau terlupakan, segera pastikan kepada partisipan yang bersangkutan.
2. Bubuhkan nama organisasi, judul komite, jenis meeting (apakah harian, mingguan, bulanan, tahunan, atau khusus), dan tujuan meeting.
3. Catat semua nama partisipan meeting dan berikan keterangan identitas penulis Minutes of Meeting.
4. Teliti dan baca ulang Minutes of Meeting sebelum disubmit. Minta partisipan lain untuk mengecek hasil akhir Minutes of Meeting.
5. Submit Minutes of Meeting kepada pihak yang berkaitan.

Baca juga: Budaya Kerja: Pengertian, Jenis, dan Manfaat

Itulah definisi, unsur, dan cara membuat Minutes of Meeting (MoM) yang baik dan benar. Skill menulis Minutes of Meeting (MoM) yang baik akan sangat diperlukan saat kamu berkecimpung di dunia kerja. Jadi, apakah kamu sudah siap menulis Minutes of Meeting?

Baca juga: Attitude: Pengertian dan Tips Menjaganya di Dunia Kerja

“Lumina menyediakan puluhan ribu informasi lowongan pekerjaan lengkap di seluruh Indonesia yang selalu update. Yuk, install aplikasinya dan daftar Lumina sekarang juga!”