Resepsionis: Pengertian, Tugas, dan Fungsi

Bagi kamu, Warga Lumina, yang sering bepergian atau melakukan travelling, tentu istilah resepsionis tidak asing lagi ditelinga kamu. Resepsionis merupakan profesi yang dikenal terdapat pada hotel dan restoran. Mereka bertugas untuk melayani dan menyambut tamu yang baru datang ke hotel atau restoran.

Namun, resepsionis tidak hanya bekerja di hotel dan restoran saja loh, Warga Lumina! Resepsionis juga terdapat di cafe bahkan kantor perusahaan. Sebab, lokasi lokasi tersebut memiliki intensitas tamu yang cukup banyak dan membutuhkan arahan serta informasi, oleh karena itu resepsionis merupakan profesi penting.

Dalam dunia hospitality, resepsionis memiliki peran yang penting. Tentu diantara kamu tidak menyukai pelayanan yang datar atau bahkan kurang mengenakan. Resepsionis diharuskan untuk selalu ramah dan informatif kepada tamu yang datang.

Lantas, apakah kamu sudah mengetahui apa itu resepsionis? dan apa saja tugas serta tanggung jawab dari resepsionis? Pada kesempatan kali ini, Mba Lumina akan menjelaskan terkait resepsionis. Yuk simak penjelasannya berikut ini ya!

Apa Itu Resepsionis

Resepsionis merupakan kata yang berasal dari bahasa inggris yang bermakna penerima tamu. Resepsionis juga adalah pegawai yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani, memberikan informasi kepada pengunjung, pelanggan atau pihak yang berkepentingan terkait tujuan yang diinginkan.

Umumnya, seorang penerima tamu atau resepsionis ditempatkan di lobi, meja kantor bagian depan dan ruang ruang tunggu sebuah gedung. Dalam beberapa bidang pekerjaan, posisi ini lebih dikenal dengan sebutan front desk agent.

Resepsionis berfungsi sebagai penyambung informasi antara pihak perusahaan dengan tamu. Hal ini juga yang menjadi alasan mengapa resepsionis biasanya ditempatkan di bagian depan kantor atau ruang tunggu dari suatu gedung. Sebab, tamu dapat dengan mudah mencari informasi terkait tempat tersebut.

Seorang penerima tamu ditempatkan di lobi, meja kantor bagian depan dan ruang ruang tunggu sebuah gedung. Dalam beberapa bidang pekerjaan, posisi ini lebih dikenal dengan sebutan front desk agent.

Fungsi Resepsionis

Resepsionis memiliki fungsi penting yang utamanya sebagai penerima tamu dan pemberi informasi kepada tamu. Berikut adalah beberapa fungsi dari resepsionis.

1. Sumber Informasi

Biasanya, tamu yang datang ke kantor maupun hotel akan sering menanyakan berbagai hal terutama menanyakan keberadaan seseorang di lokasi tersebut. Dengan begitu resepsionis harus menjadi sumber informasi yang dapat dipercaya untuk memberikan kepastian dari setiap pertanyaan yang diajukan oleh tamu tersebut.

2. Sales

Dalam hotel atau kantor, resepsionis juga dapat bertugas sebagai sales. Dimana resepsionis harus melakukan penjualan terhadap setiap produk di perusahaan dan berusaha untuk meyakinkan customer yang datang. Perlu diketahui ada banyak hal yang dapat dijual oleh resepsionis seperti produk, kamar hotel, jasa dan lain sebagainya.

3. Sebagai Negosiator

Tak jarang, resepsionis yang berada di suatu kantor atau hotel diharuskan memiliki kemampuan untuk bernegosiasi dengan tamu, Ketika terjadi keterbatasan informasi atau kendala dalam menjawab pertanyaan, resepsionis dapat menunda pertanyaan tersebut dengan baik dan sopan

Selain itu, resepsionis juga harus menjadi wakil perusahaan dalam memberikan keputusan dan bertindak sebagai seorang diplomat sesuai dengan prosedur kantor atau hotel.

4. Record Keeper

Tamu yang datang ke kantor atau hotel seringkali menitipkan berbagai pesan untuk seseorang. Nah, sebagai resepsionis maka diperlukan untuk memahami procedure dalam menerima pesan dan dalam menyampaikannya kembali. Denan demikian pesan dapat disampaikan dengan baik dalam bentuk tulisan maupun dalam bentuk lisan.

5. Pengamat Tamu

Selain memiliki fungsi fungsi diatas, resepsionis juga berfungsi sebagai pengamat tamu yang datang. Resepsionis bertugas untuk menganalisis tamu, sehingga harus pintar dalam memilih informasi yang akan diberikan kepada tamu untuk menjaga keamanan dan privasi perusahaan.

Tugas Resepsionis

1. Menerima Tamu

Tugas resepsionis yang paling utama adalah menerima dan menyambut tamu. terdengar mudah, tapi ternyata ada banyak hal yang mesti diperhatikan saat menerima dan menyambut tamu. Diantaranya adalah kamu harus mengarahkan tamu dan membuat tamu nyaman dengan gestur dan tindakan yang baik.

2. Melayani Keperluan Tamu

Setelah menerima dan menyambut tamu, tugas resepsionis yang selanjutnya adalah memastikan bahwa keperluan tamu terakomodasi dengan baik. Untuk resepsionis kantor, tanggung jawab dalam tugas ini adalah untuk memberikan informasi apapun yang dibutuhkan oleh tamu.

3. Menerima Telepon

Tidak hanya melayani tamu secara langsung, tanggung jawab resepsionis juga berhubungan dengan panggilan masuk yang ditujukan untuk divisi lain di kantor. Sebab, seluruh panggilan yang masuk ke kantor umumnya akan diarahkan ke bagian resepsionis sebelum mencapai divisi atau pihak yang dituju.

4. Melakukan Administrasi

Selain urusan menerima tamu, resepsionis juga bertugas untuk melakukan kegiatan administrasi sederhana yang berkaitan dengan penerimaan tamu, telepon, hingga penerimaan surat. Contoh dari kegiatan administrasi tersebut dapat berupa membuat laporan harian dan mengelola berkas dan arsip.

“Biar mudah mencari lowongan pekerjaan, Yuk download Aplikasi Lumina sekarang juga!”

Tag: