Manajemen Proyek: Definisi, Tujuan, dan Tahapan

Manajemen proyek merupakan hal yang berperan penting dalam keberhasilan suatu proyek atau kegiatan. Manajemen proyek juga dapat dikatakan hal yang perlu kamu ketahui meskipun tidak memiliki latar belakang pendidikan manajemen, sebab dapat berguna ketika kamu ingin melakukan bisnis hingga bekerja di industri.

Keberhasilan atau kesuksesan sebuah proyek yang kamu kerjakan tentu tidak terlepas dari segi pengelolaan atau manajemen dibelakangnya. Mulai dari keuangan, teknis, dan tahapan lain.

Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan memiliki strategi manajemen proyek dan menerapkannya secara optimal. Lantas, apa itu manajemen proyek? dan apa saja tujuan dari manajemen proyek tersebut? Untuk penjelasan lebih lengkap, simak pembahasannya di bawah ini!

Apa itu Proyek

Proyek merupakan upaya sementara yang dilakukan dalam suatu industri untuk menciptakan sebuah produk, layanan, atau hasil yang unik. Sebuah proyek bersifat sementara karena memiliki awal dan akhir waktu yang pas, dan karenanya menentukan lingkup dan sumber daya.

Dan sebuah proyek bersifat unik, dikarenakan bukan merupakan operasi rutin, tetapi merupakan serangkaian operasi khusus yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.

Apa Itu Manajemen Proyek

Manajemen secara umum adalah suatu upaya untuk mencapai suatu tujuan dengan sumber daya seminimal mungkin (efisien). Sementara itu, proyek adalah rencana pekerjaan dengan suatu target pencapaian tertentu yang diselesaikan dalam rentang waktu tertentu.

Manajemen proyek secara umum dapat diartikan sebagai metode atau sistem pengelolaan atau pengorganisasian berbagai aktivitas bisnis selama jangka waktu tertentu. Dalam melaksanakan manajemen proyek, terdapat beberapa tahapan yang harus dilalui seperti initiation, planning, execution, hingga closure.

Proses tersebut pada dasarnya hanya dilakukan ketika suatu perusahaan atau bisnis ingin melaksanakan sebuah proyek atau kegiatan. Adapun fungsi manajemen proyek adalah untuk membuat strategi pekerjaan menjadi lebih cerdas sehingga mampu meningkatkan efisiensi pelaksanaannya.

Tujuan Manajemen Proyek

Manajemen proyek dilaksanakan bukan tanpa tujuan. Berikut adalah beberapa tujuan dari manajemen proyek.

1. Menjaga Kualitas Proyek

Dalam pelaksanaannya, proyek tentu memiliki kriteria atau syarat yang harus tercapai. Manajemen proyek dilakukan bertujuan untuk menjaga kualitas proyek dengan memenuhi kriteria dan syarat yang telah ditentukan, sehingga suatu proyek dikerjakan secara maksimal.

2. Menyelesaikan Proyek Tepat Waktu

Pada manajemen waktu, ditentukan linimasa yang berisi kapan suatu kegiatan harus dimulai dan kapan harus selesai. Dengan adanya hal tersebut, proyek akan selalu dimonitor supaya dapat selesai dalam waktu yang telah ditentukan. Pengawasan seperti ini melancarkan pengerjaan proyek.

3. Menjaga Anggaran

Anggaran merupakan salah satu aspek yang dikaji dalam manajemen ini. Dengan pengkajian tersebut, akan dicari jumlah anggaran seminimal mungkin, tetapi masih dapat menunjang tercapainya kriteria proyek yang telah ditentukan di awal (efektif dan efisien).

Tahapan Manajemen Proyek

Manajemen proyek memiliki beberapa tahapan dalam pelaksanaannya. Berikut adalah tahapan dari manajemen proyek.

Inisiasi

Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah mengidentifikasi kebutuhan serta melakukan diskusi dengan tim untuk menemukan cara dalam memenuhi kebutuhan proyek. Hal ini juga memiliki tujuan untuk mencari cara menyelesaikan masalah dan menemukan peluang.

Dalam tahapan inisiasi proyek, kamu dapat menerapkan langkah sebagai berikut.

Melakukan studi kelayakan
Identifikasi ruang lingkup
Identifikasi hasil akhir yang dituju
Menentukan pemangku kepentingan
Mengembangkan studi kasus

Perencanaan

Setelah proyek disetujui berdasarkan identifikasi inisiasi, tahap selanjutnya yang dilakukan adalah perencanaan. Pada tahap ini, kamu harus melakukan break down dari proyek yang besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, membangun tim, dan menyiapkan jadwal untuk menyelesaikan tugas-tugas.

Dari tahapan perencanaan proyek ini, kamu dapat menerapkan langkah sebagai berikut.

Membuat perencanaan proyek.
Membuat diagram alur kerja.
Melakukan estimasi biaya.
Mengumpulkan sumber daya.
Mengidentifikasi risiko dan mengantisipasi risiko yang berpotensi menjadi penghalang selama proyek berlangsung.

Eksekusi

Tahapan selanjutnya yang harus dilaksanakan adalah eksekusi. Tahapan ini mengubah rencana yang sudah Anda buat menjadi tindakan / pekerjaan yang harus Anda kerjakan. Di tahapan ini, kamu bisa melakukan langkah sebagai berikut.

Membuat tugas dan mengatur alur kerja.
Briefing tim terkait tugas dan tanggung jawab
Membangun komunikasi yang baik dengan tim, klien, dan manajemen.
Melakukan monitoring kualitas kerja tim.
Mengatur budget.

Penutupan

Pada tahapan penutupan / penyelesaian proyek ini, kamu memberikan hasil akhir, membubarkan tim proyek, dan menentukan keberhasilan proyek. Pada tahap ini kamu juga harus melakukan evaluasi manakah proyek yang berhasil dan juga tidak pada proses pelaksanaan proyek berlangsung.

“Lumina menyediakan puluhan ribu informasi lowongan pekerjaan lengkap di seluruh Indonesia yang selalu update. Yuk, install aplikasinya dan daftar Lumina sekarang juga!”

Tag: