Cara Menyusun Agenda Rapat yang Tepat Beserta Contohnya

Agenda rapat merupakan hal penting yang harus ada ketika kamu ingin melakukan kegiatan meeting atau rapat. Ketika mengikuti rapat, seringkali terdapat beberapa kendala yang menyebabkan rapat tidak berjalan secara baik dan efektif. Hal tersebut dapat berupa pembahasan yang terlalu melebar, tidak ditemukannya keputusan dari rapat, dan sebagainya.

Hal-hal tersebut dapat disebabkan oleh agenda rapat yang buruk. Agenda rapat berperan sebagai acuan penting ketika ingin melakukan rapat. Anggota rapat juga dapat terbantu dalam kegiatan rapat berkat adanya agenda rapat yang tepat. Oleh karena itu, penting untuk kamu untuk mengetahui bagaimana agenda rapat yang baik dan cara menyusunnya.

Sudahkah kamu mengetahui apa itu agenda rapat? dan bagaimana cara menyusun agenda rapat yang tepat serta efektif? Pada kesempatan kali ini, Mba Lumina akan menjelaskan tentang agenda rapat dan bagaimana cara menyusun agenda rapat yang tepat dan efektif untuk kamu. Yuk langsung saja simak penjelasannya dibawah ini ya!

Apa Itu Agenda Rapat

Agenda rapat adalah topik atau pokok-pokok pembahasan yang dibicarakan, dibahas juga didiskusikan ketika sebuah rapat berlangsung. Adapun rincian dari topik pembahasan tersebut disebut dengan susunan acara rapat. Agenda rapat juga biasa dikenal dengan sebutan notulen rapat.

Agenda rapat juga dapat diartikan sebagai daftar topik atau aktivitas yang akan dilakukan selama rapat berlangsung. Agenda rapat memiliki tujuan yakni untuk memberikan gambaran kepada peserta rapat terkait pembahasan rapat, mulai dari lama pembahasan tiap sesi, siapa yang akan memimpin rapat, hingga hal apa yang akan dibahas didalam rapat.

Sebaiknya agenda rapat ini sudah diketahui oleh peserta sebelum rapat dimulai, atau ketika peserta menerima undangan rapat. Dengan begitu, peserta bisa mendapat gambaran seperti apa rapat akan berlangsung serta bisa memperkirakan waktunya.

Selain tujuan diatas, agenda rapat juga memiliki manfaat sebagai berikut.

Menentukan karyawan inti yang diajak untuk berpartisipasi dalam rapat tersebut
Mengajak karyawan untuk lebih terlibat aktif dengan memberikan gambaran agenda rapat yang jelas agar mereka bisa memikirkan ide sebelum rapat dimulai.
Memberi kesempatan bagi karyawan untuk tidak hadir, setelah membaca agenda rapat karena merasa tidak berkepentingan untuk hadir dalam rapat tersebut.

Cara Menyusun Agenda Rapat yang Tepat

Agar rapat berjalan dengan lancar dan efektif, tentu diperlukan agenda rapat yang baik. Berikut adalah cara menyusun agenda rapat yang tepat.

1. Identifikasi Tujuan Rapat

Hal pertama yang harus kamu perhatikan dalam menyusun agenda rapat adalah menentukan atau mengidentifikasi tujuan dari rapat yang akan diselenggarakan. Hal ini dapat mencakup alasan mengapa rapat harus dilaksanakan dan bagaimana solusi yang ingin dicapai dari rapat tersebut.

2. Membuat Garis Besar Daftar Topik Diskusi

Setelah tujuan rapat ditetapkan, persiapkan rapat dengan daftar topik penting untuk didiskusikan. Setiap topik diskusi harus membantu dalam mencapai tujuan pertemuan. Daftarnya bisa singkat tetapi harus cukup rinci sehingga anggota tim dapat mempersiapkan pertemuan tim untuk memberikan kontribusi yang efektif.

Metode yang umum adalah memposisikan setiap topik sebagai pertanyaan. Ini memulai proses pemikiran untuk peserta Anda dan memberikan check-in pada relativitasnya terhadap tujuan pertemuan.

Setiap topik harus memiliki pemilik dan jumlah waktu tertentu untuk membahas topik tersebut. Kepemilikan topik memberikan akuntabilitas. Kerangka waktu membuat rapat tetap sesuai jadwal.

3. Menentukan Daftar Peserta

Penting untuk kamu untuk menentukan atau mengidentifikasi daftar peserta yang dibutuhkan selama rapat. Jika kamu telah memiliki tujuan dan topik rapat, maka selanjutnya agar rapat berjalan dengan baik kamu perlu menentukan daftar peserta rapat.

Untuk membuatnya, kamu perlu menimbang beberapa hal, antara lain seperti apakah orang tersebut perlu hadir untuk mencapai tujuan rapat, apakah orang tersebut memiliki kemampuan yang dapat mempengaruhi hasil, dan apakah orang tersebut dapat terkena dampak secara langsung dari hasil akhir tujuan.

4. Memperkirakan Waktu Tiap Sesi

Dalam cara menyusun agenda rapat yang efektif, kamu juga perlu memperkirakan waktu pembahasan dari setiap topik ketika rapat berjalan. Bagian ini berfungsi untuk memastikan kecukupan waktu dalam membahas semua topik yang telah direncanakan dalam agenda rapat.

Selain itu, adanya durasi juga akan mempermudah untuk mengatur berapa banyak pertanyaan yang diperbolehkan dan diskusi yang diperlukan agar segera menemukan solusi yang tepat.

5. Akhiri Rapat Dengan Review

Terakhir, jangan lupa untuk mencantumkan ulasan atau kesimpulan dalam menyusun agenda rapat di bagian terakhir. Sebab, hal ini bertujuan untuk membantu kamu memberikan pemahaman terkait keputusan yang dibuat serta informasi apa saja yang didapatkan setelah rapat kepada peserta rapat.

Selain itu, dalam sesi agenda terakhir ini juga diharapkan peserta bisa memberikan saran berupa kekurangan dari rapat tersebut agar bisa diperbaiki di kemudian hari.

Contoh Agenda Rapat

Notulen Rapat Kantor

PT Maju Jaya Indonesia

Jl. Ahmad Yani No. 12 Bandung

Hari : Kamis

Tanggal : 22 Oktober 2020

Waktu : 09.00-11.30 WIB

Hal : Strategi Menaikkan Omset

Tempat : Ruang Meeting PT Maju Jaya Indonesia

Susunan Acara

Pembukaan : Dibuka moderator

Sambutan : CEO PT. Maju Jaya Indonesia

Pembahasan Masalah : Bagaimana strategi meningkatkan omset dan penghasilan perusahaan di tengan pandemi

Penutup : Moderator

Pokok Pembahasan

Langkah strategis online dan offline untuk meningkatkan omset.
Memaksimalkan media sosial yang sudah ada.
Alternatif promo dengan endorsement.
Strategi get reseller.
Pembuatan Campaign.
Adanya potongan harga.
Penutup
Rapat ditutup oleh moderator

Notulis

Astri

“Lumina menyediakan puluhan ribu informasi lowongan pekerjaan lengkap di seluruh Indonesia yang selalu update. Yuk, install aplikasinya dan daftar Lumina sekarang juga!”

Tag: